Resolución No. 000043.- Informe sobre el funcionamiento y finalidad del archivo, sistema de registro y categorías de información, procedimientos y facilidades de acceso al archivo

Se tiene a la vista el expediente que contiene información arriba identificada; CONSIDERANDO: Que de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, cada Ministerio, estará a cargo de un Ministro de Estado, quién tendrá a su cargo la función de dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios, relacionados con su Ministerio. Asimismo, el Artículo 27 literal a) del Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo; preceptúa que los Ministros tienen a su cargo cumplir y hacer que se cumpla el ordenamiento jurídico en los diversos asuntos de su competencia. CONSIDERANDO: Que de conformidad con la Ley de Acceso a la Información Pública, los responsables de los archivos de cada uno de los sujetos obligados deberán publicar, por lo menos una vez al año y a través del Diario de Centro América, un informe sobre: El funcionamiento y finalidad del archivo, sus sistemas de registro y categorías de información, los procedimientos y facilidades de acceso al archivo. CITA DE LEYES: En ejercicio de las funciones que le confieren los artículos 194, literales a) y f) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 27 literales a), f) y m) del Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo y con fundamento en el Artículo 10, numeral 26 del Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública; 3 y 4 del Decreto Número 119-96 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de lo Contencioso Administrativo. POR TANTO: Este Despacho con base en lo considerado y leyes citadas, RESUELVE. I) APROBAR la publicación de los informes sobre el funcionamiento y finalidad de los archivos generados por cada Dependencia del Ministerio de Gobernación y sistematizados por la Unidad de Información Pública del Ministerio de Gobernación en cumplimiento de sus funciones contenidas mediante Acuerdo Ministerial Número 239-2009, de fecha veintisiete de febrero del año dos mil nueve, de la siguiente manera:

DIRECCION SUPERIOR INFORME SOBRE EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

OBJETIVOS

General:

Recepción y préstamo de la documentación a las Oficinas de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación, según estándares nacionales e internacionales.

Específico:

Recepcionar, organizar, clasificar, conservar, resguardar, ingresar y brindar copia de la documentación que se requiera de las áreas administrativas y por usuarios de la Dirección Superior. Procurando que la documentación cuente con los procesos de clasificación y conservación mediante el uso de técnicas adecuadas para constituirse en fuente de investigación histórica.

FINALIDAD:

Publicitar y proporcionar, la documentación resguardada para el mejor acceso a la misma. SERVICIOS QUE PRESTA:

1. Recepción de traslados de documentación emanada de las áreas administrativas de la Planta Central.

2. Préstamo y consulta de los documentos solicitados por las áreas que trasladaron los mismos.

3. Archivar los documentos que ya terminaron su tramitación, según los documentos que remita cada área administrativa.

   SISTEMA DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN:

   Para identificar los expedientes y documentos, son ingresados a una base de datos, por el número del expediente y su naturaleza, así también por el área que lo trasladó según la jerarquía organizativa de la institución.

1. Por institución

2. Por organigrama

3. Alfa numérico

4. Cronológico

5. Por solicitud o trámite

   PROCEDIMIENTOS Y FACILIDADES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN:

   La consulta y/o acceso a la documentación, que se encuentra en poder del Archivo General, es de uso interno y externo. En el caso del uso interno, se brinda la documentación solicitada por los usuarios de la Dirección Superior de manera escrita y en el caso del uso externo, el usuario debe presentar su solicitud física, verbal o electrónica, completando el formulario proporcionado en el portal electrónico o bien en la Unidad de Información Pública, ubicada en la 6al Avenida 13-71 Zona 1, Primer Nivel, Ministerio de Gobernación, en el caso de las solicitudes electrónicas, puede ingresar al sitio web: www.mingob.gob.gt, link de Ley de Acceso a la Información Pública.

   FUNCIONAMIENTO:

   El funcionamiento, consiste en clasificar, ordenar, recopilar, conservar, y resguardar la información documental de la Dirección Superior y facilitarla cuando sea requerida, de esa forma el Departamento de Archivo General se organiza de la siguiente manera:

1. Jefatura

2. Asistente

3. Secretaría

4. Técnicos

5. Auxiliares

   RECEPCIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS:

1. El traslado de la documentación por parte de las unidades administrativas se realiza mediante oficio que contiene la descripción de los documentos remitidos.

2. La documentación se recibe verificando que lo trasladado figure en el inventario, validando la recepción con el sello respectivo.

3. Se identifica y clasifica la documentación

4. Se procede a ordenar los documentos para su revisión.

5. Se realiza el proceso de conservación, retirando toda clase de objetos de metal y pegamento que posea el documento y que pueda dañarlo.

6. Se ingresa a la base de datos.

7. Se embala la documentación.

8. Se le coloca código de ubicación y clasificación archivística

9. Se instala en su unidad de conservación (cajas) y luego en su unidad de instalación (estanterías).

10. Se reciben solicitudes de préstamo de documentos las que deben contener el nombre y número de expediente que se desea en préstamo.

    REGISTRO DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

    INFORME SOBRE ARCHIVOS

    FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO:

    El funcionamiento del archivo consiste en recibir cada expediente que ingresa al Registro, después de haber sido objeto de análisis, clasificarlos de acuerdo a la categoría a la cual pertenezcan, conservando el duplicado de los expedientes que resulten aprobados; de igual manera con los rechazados, archivando en forma temporal el expediente original para que pueda ser devuelto al usuario una vez hecha su inscripción en este Registro.

    Por otro lado las certificaciones que son solicitadas a este Registro; llegan a archivo para poder ser archivadas en forma temporal, para posteriormente entregar las mismas a los interesados, igual procedimiento es seguido para el proceso de libros que deben ser habilitados por el Registro de Personas Jurídicas.

    Los libros de inscripciones de personas jurídicas provenientes de los distintos Registros Civiles de la República se almacenan en forma definitiva en el momento de su ingreso al Registro de Personas Jurídicas.

    Siendo la finalidad del archivo dar información amplia y oportuna que sea solicitada, tanto en forma interna como externa, así como el resguardo y conservación de todos los libros enviados por los Registros Civiles de las diferentes Municipalidades del País y los duplicados de las inscripciones que se dan en el Registro de las Personas Jurídicas.

    SISTEMAS DE REGISTRO:

    Los expedientes, certificaciones y libros para el proceso de habilitación, son registrados en una base de datos electrónica con su respectiva copia de respaldo, en orden cronológico, con todos los datos pertinentes para poder tener una rápida localización de los mismos. Clasificándolos de la siguiente manera:

1. Expedientes aprobados

2. Expedientes rechazados

3. Certificaciones

4. Habilitación de Libros

   En el casó de los libros de inscripciones de Personas Jurídicas enviados por los Registros Civiles de las distintas Municipalidades del país en el momento de su ingreso al archivo, se registran en una base de datos electrónica, la cual contiene todos los datos necesarios para su rápida localización, clasificándolos así:

1. Departamento

2. Municipio

   CATEGORIAS DE INFORMACIÓN:

   Se tiene una sola categoría de información

1. Pública

   PROCEDIMIENTOS Y FACILIDAD DE ACCESO AL ARCHIVO:

   Las consultas pueden ser realizadas en forma interna como extema. Siendo necesaria una solicitud simple de la información requerida cuando se trate de consulta interna.

   Cuando es una consulta externa, la persona interesada debe cancelar en la Agencia del Banco de Desarrollo Rural, que se encuentra dentro de las instalaciones del Registro, Q.1.00, por la misma y Q0.50 por consulta adicional, según Acuerdo Gubernativo 404-2011 de fecha 2 de noviembre del 2011.

   Debiendo presentar la boleta extendida por el banco y tener los datos regístrales de la consulta a realizar, no es necesario presentar una solicitud formal para dichas consultas.

   El archivo está dentro de las instalaciones del Registro de las Personas Jurídicas ubicado en la 5°. Avenida 10-53, zona 1, el cual atiende al público en horario de 09:00 a 17:00 Hrs de lunes a viernes, sin ningún tipo de interrupción.

   Para poder llegar al Registro si no se conduce en automóvil, puede abordar una unidad del servicio de Transmetro cuyo recorrido sea Centro Histórico, debiendo desabordar la unidad antes mencionada en la Estación San Agustín, en caso contrario puede estacionar su vehículo en el parqueo que esta al costado de las instalaciones del Registro.

   DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL CIVIL INFORME SOBRE ARCHIVOS

   OBJETIVO:

1. Recibir la documentación que generan todas las dependencias de la Policía Nacional Civil, para su resguardo y custodia.

2. Velar por el ordenamiento, clasificación, seguridad, protección y conservación de todos los documentos remitidos por las diversas unidades, confiados a su cuidado, para evitar riesgos de alteraciones, mutilaciones, deterioro por la sección del tiempo y de las personas entre otros.

   FINALIDAD:

1. Tener un eficiente control de la documentación, que permita brindar un servicio profesional y...