Resolución 000006.- Informe sobre el funcionamiento y finalidad del archivo, sistemas de registro y categorías de información, procedimientos y facilidades de acceso al archivo

RECEPCIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS:

  1. El traslado o transferencia de la documentación se solicita por medio de un oficio y su respectivo inventario de los documentos que están siendo trasladados.

  2. Se reciben los documentos constatando que lo trasladado o transferido figure en el inventario, validando la recepción con un sello de recibido.

  3. Se identifica y clasifica la documentación.

  4. -Se ordena.

  5. Se conserva (limpieza, retiro de grapas, clips, gancho de metal, retirando toda clase de objeto de metal que se oxida y post it y toda clase de material con pegamento).

  6. Se ingresa a la base de datos.

  7. Se embala la documentación.

  8. Se le coloca código de ubicación y clasificación archivística.

  9. Se instala en su unidad de conservación (cajas) y luego en su unidad de instalación (estanterías).

  10. Se reciben solicitudes de préstamo de documentos los cuales son aceptados igualmente con un oficio de solicitud, el cual debe contener el nombre y número de expediente que desea en préstamo.

    INFORME SOBRE EL ARCHIVO HISTÓRICO DE ESCRIBANÍA DE CÁMARA Y DE GOBIERNO MINISTERIO DE GOBERNACIÓN

    El Archivo Histórico de Escribanía de Cámara y de Gobierno del Ministerio de Gobernación, tuvo a partir del momento en que se inició el proceso de rescate, el establecer acciones que implicaron compromiso y responsabilidad, aun teniendo condiciones poco adecuadas para su rescate, así como la situación actual del mismo y los procesos que se han implementado, lo que ha permitido profundizar y demostrar que se han cumplido con el propósito primordial de un Archivo, el de rescatar y conservar la información contenida en el mismo. -

    La Ley de Acceso a la Información Pública, establece que el informe anual debe cumplir con: el funcionamiento y finalidad del archivo, sus sistemas de registro y categorías de información, los procedimientos y facilidades de acceso al archivo; por tal razón se informa lo siguiente:

    FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO:

    El Archivo Histórico de la Escribanía de Cámara y de Gobierno y Sección de Tierras, tiene como finalidad rescatar, clasificar, conservar, describir, digitar, custodiar, disponer y servir de la información que resguarda, para ponerla a disposición de consulta. Desde sus inicios se buscó regirse por normas archivísticas, que han permitido poder trabajar con los documentos, atendiendo de manera transcendental su manejo y control, para lograr su recuperación y conservación, estas disposiciones han permitido protegerlos y cuidarlos de la mejor manera posible.

    El objetivo fundamental de salvaguarda desde sus inicios ha sido la de conservar tan importante acervo documental, ya que se han establecido medidas conforme lo establecido en la normativa internacional, siguiendo en su mayoría todos aquellos criterios que permitan implantar procesos de clasificación, ordenación y descripción para garantizar la conservación y salvaguarda de la documentación partiendo de criterios de valoración y selección documentales.

    En el mismo se han realizado los procesos de: ordenación, foliación, descripción, análisis documental, vaciado de información (implementación del nuevo sistema Archivo Histórico, creado por la Dirección de Informática, rotulación de carpetas y cajas y cd sulta documental, por lo que se puede establecer que el funcionamiento del mismo, está basado en el proceso de la documentación física y sistematizada; la documentación física se han identificado y organizado de acuerdo con los principios y procesos archivísticos básicos internacionales que aplican a la función archivística; y con respecto al funcionamiento sistematizado, la Dirección de Informática de este Ministerio, creo un sistema Lenguaje HTP (HIPER TEXT PROCESSOR), en modo Web, cuya finalidad es mantener el almacenamiento, localización y protección de los documentos en digital, porque se tiene la convicción institucional de la importancia que conlleva el tomar acciones, pues sin las mismas, sería un factor de perdida irremediable de la memoria histórica.

    SISTEMAS DE REGISTRO:

    _E1 Archivo Histórico de la Escribanía de Cámara y de Gobierno ha identificado, conservado, recuperado y almacenado, todos los documentos, los cuales son de libre acceso para la ciudadanía, y pueden ser consultados en sala y pedir una copia física de los documentos consultados.

    El sistema de registro automatizado de control de los documentos, la organización de los mismos de forma geográfica, y de manera alfanumérica, ha permitido recuperar y mantener los documentos a salvo y hacerlos accesible para su búsqueda y consulta, permitiendo que el sistema de registro documental permita disponer de dicha información oportuna y eficientemente.

    CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN:

    Los documentos contenidos en el Archivo Histórico de la Escribanía de Cámara y dé Gobierno, referentes a tierras de propiedad privada y del Estado de Guatemala, así como expedientes de Juicios Supletorios, medidas, remedidas, derechos de vía, títulos de propiedad, tierras comunales, ejidales, asuntos alemanes, expropiaciones, etc., los cuales están encaminadas a la protección, salvaguarda y organización de la información mediante las siguientes acciones: - -

    Sistema informático, índice y el registro (digitación) que han permitido su conservación, recuperación y consulta.

    Conservación y salvaguarda que han permitido garantizar el acceso a este patrimonio. El proceso de preservación ha implicado el conjunto de medidas administrativas y físicas necesarias para garantizar su conservación y accesibilidad.

    Búsqueda de acciones que han permitido su rescate documental y fortalecimiento, como instrumento de cultura.

    Búsqueda de la aplicabilidad de la política archivística que en el marco de eficiencia administrativa.

    Registro y control de toda la documentación

    Verificar el mantenimiento cuidadoso y pormenorizado de la documentación que se encuentra en el depósito documental.

    Proporcionar información y/o documentación solicitada por las Dependencias internas del Ministerio de Gobernación, instituciones del Estado, así como del público en general, donde se debe llenar una ficha de consulta documental.

    Organizar y coordinar la gestión y administración documental del archivo (sistema de clasificación y sistematización), e instrumentos de descripción, preservación y conservación.

    PROCEDIMIENTOS Y FACILIDAD DE ACCESO:

    La finalidad de un archivo debe ser el de salvaguardar y conservar sus documentos, ya que los mismos son piezas fundamentales de su memoria administrativa y pieza de la historia, que permiten en el proceso de su gestión de documentos poder acceder a la misma y dar información que transparenta su accionar, a través de los archivos se obtiene información confiable y organizada para luchar contra la corrupción y garantizar la transparencia de la gestión, entre otras posibilidades.

    La información almacenada en el Archivo Histórico de la Escribanía de Cámara y de Gobierno General, puede ser consultada por medio de una ficha de consulta y luego hacer la solicitud formal a través de un memorial, dirigido a la Escribanía de Cámara y de Gobierno en la 6º. Avenida 13-71 Zona 1, Primer Nivel, Ministerio de Gobernación.

    INFORME SOBRE ARCHIVOS REGISTRO DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

    FUNCIONAMIENTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO:

    El funcionamiento del archivo consiste en recibir cada expediente que ingresa al Registro, después de haber sido objeto de análisis, clasificarlos de acuerdo a la categoría a la cual pertenezcan, conservando el duplicado de los expedientes que resulten aprobados así como los que son suspendidos, archivando en forma temporal el expediente original para que pueda ser devuelto al usuario una vez hecha su inscripción y/o suspensión en este Registro.

    Por otro lado las certificaciones que son solicitadas a este Registro, llegan a archivo para poder ser archivadas en forma temporal, para posteriormente entregar las mismas a los interesados, igual procedimiento se sigue con los libros que deben ser habilitados por el Registro de las Personas Jurídicas.

    Los libros de inscripciones de Personas Jurídicas provenientes de los distintos Registros Civiles de la República se almacenan en forma definitiva en el momento de su ingreso al Registro de las Personas Jurídicas.

    Siendo la finalidad del archivo dar información amplia y oportuna que sea solicitada, tanto en forma interna como externa, así como el resguardo y conservación de todos los libros enviados por los Registros Civiles de las diferentes Municipalidades del País y los duplicados de las inscripciones que se dan en el Registro de las Personas Jurídicas.

    SISTEMAS DE REGISTRO:

    Los expedientes, certificaciones y libros para su habilitación, son registrados en una base de datos electrónica, tomando en consideración todos los datos pertinentes para poder tener una rápida localización de los mismos. Dicha base cuenta con copia de respaldo. Se clasifican de la siguiente manera:

  11. Expedientes aprobados.

  12. Expedientes suspendidos.

  13. Certificaciones.

  14. Habilitación de Libros.

    En el caso de los libros de inscripciones de Personas Jurídicas enviados por los Registros Civiles de las distintas Municipalidades del País en el momento de su ingreso al archivo, se registran en una base de datos electrónica, la cual contiene todos los datos necesarios para" su rápida localización, clasificándose los mismos, tal como se muestra a continuación:

  15. Departamento.

  16. Municipio.

  17. Nombre de libro.

    CATEGORIAS DE INFORMACIÓN:

    Se tiene una sola categoría de información, la misma es la siguiente:

  18. Pública.

    PROCEDIMIENTOS Y FACILIDAD DE ACCESO AL ARCHIVO:

    Las consultas pueden ser realizadas en forma intema como externa. Siendo necesaria una solicitud simple de la información requerida cuando se trate de consulta intema.

    Cuahdo es una consulta externa, la persona interesada debe cancelar en la Agencia del Banco de Desarrollo Rural, Sociedad Anónima (existe una agencia del Banco mencionado dentro de las instalaciones del Registro) Q.1.00, por la misma y Q0.50 por consulta adicional...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba