Acuerdo Ministerial No. 473-2023.- Se aprueba el Manual de Procedimientos para el Registro y Ejecución de contratos

EL MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

CONSIDERANDO

Que la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, establece que el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a la comunidad sobre la marcha .de la gestión pública.

CONSIDERANDO

Que es necesario actualizar los procedimientos para el registro que se realiza en el Módulo de Contratos en el Sistema Informático de Gestión -Siges- y la modernización del Sistema de Administración Financiera para la actualización de los procedimientos administrativos con la finalidad de facilitar y agilizar el proceso de ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado; por lo que resulta conveniente emitir la presente disposición legal, la cual es de estricto interés del Estado.

POR TANTO

En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 194 literales a), f), e i) de la Constitución Política de la República de Guatemala; y con fundamento en los artículos 22, 27 literales a) y m), 35 del Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo; y 6 numerales 1 y 6 del Acuerdo Gubernativo Número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

ACUERDA

Artículo 1 Objetivo

Aprobar el Manual de Procedimientos para el Registro y Ejecución de Contratos, contenido en el Anexo al presente Acuerdo Ministerial y la utilización de la herramienta informática “Módulo de Contratos” del Sistema Informático de Gestión -SIGES-,

Artículo 2 Ámbito de aplicación

Las disposiciones del presente Acuerdo Ministerial serán de cumplimiento obligatorio para la Presidencia de la República, ministerios de Estado, Secretarías, otras dependencias del Ejecutivo y Procuraduría General de la Nación.

Artículo 3 Contratos de Infraestructura y Supervisión

Son los contratos que las autoridades competentes suscriben con terceros, cuya finalidad es incrementar la infraestructura del Estado, de mantenimiento de infraestructura y supervisión de la ejecución de los mismos; representan las obras relacionadas con las vías de comunicación y el desarrollo urbano y rural, tales como: carreteras, ferrocarriles, caminos, puentes, aeropuertos, puertos, sistemas de riego, escuelas, centros de atención médica, electricidad, agua y otros.

Artículo 4 Contratos de Adquisición de Bienes fabricados localmente

Son los contratos que las autoridades competentes suscriben con terceros cuya finalidad es adquirir bienes muebles para incrementar los activos de las entidades públicas fabricados localmente.

Artículo 5 Programación de Anticipos

La Presidencia de la República, ministerios de Estado, Secretarías, otras dependencias del Organismo Ejecutivo y Procuraduría General de la Nación, propondrán al Ministerio de Finanzas Públicas, la programación de anticipos a contratistas, a través del Comprobante de Programación de anticipos denominado CO5.

El Ministerio de Finanzas Públicas por conducto del Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-, aprobará las cuotas de anticipos para cada entidad por fiiente de financiamiento.

Los casos no previstos sobre el presente tema serán resueltos por el Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-.

Artículo 6 Responsabilidad de las Instituciones

La Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías, Otras Dependencias del Ejecutivo y la Procuraduría General de la Nación, son responsables de la gestión intema relativa a: registros, pago de anticipos, programación de avances, pago de estimaciones, recepción de la obra, liquidación del contrato; así como del registro, solicitud, aprobación y solicitud de pago de los CUR contables y presupuestarios que se deriven de dichas gestiones.

Artículo 7 Incorporación de Contratos Anteriores

Los contratos que hayan sido suscritos con anterioridad al 02 de enero de 2009 que no fueron incorporados en el Módulo de Contratos del Siges a la fecha de entrada en vigencia del presente Acuerdo y que se encuentran en ejecución, podrán incorporarse y activarse previa conciliación de saldos con la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas de conformidad con los registros existentes en el Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin-.

El cumplimiento de esta disposición es responsabilidad de las máximas autoridades de cada institución y de aquellos sobre quienes recae la delegación de competencias en la gestión de contratos, siendo responsables de la veracidad y exactitud de los registros. Los contratos que carezcan de registros en dicho módulo, no podrán generar anticipos, compromisos, devengados, ni pagos.

Artículo 8 Contratos Suscritos en Moneda Extranjera

En el Módulo de Contratos del 7 Siges se deben registrar todos los contratos suscritos en moneda extranjera.

Artículo 9 Disposiciones Complementarias

Se faculta a la Autoridad Superior de la Dirección de Contabilidad del Estado, a emitir las resoluciones internas para realizar las modificaciones y/o ampliaciones que amerite dicho manual.

Artículo 10 Derogatoria

Se deroga el Acuerdo Ministerial Número 92-2010 “A” del Ministerio de Finanzas Públicas de fecha 30 de noviembre de 2010.

Artículo 11 Vigencia

El presente acuerdo entra en vigencia a partir de su publicación en el Diario de Centro América.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS

2da. edición

Propósito del Manual

El Ministerio de Finanzas Públicas, tiene desarrollado un Módulo dentro del Sistema Informático de Gestión - Sixes- denominado Módulo de Contratos.

En este sentido se establecen procesos, apegados a la normativa vigente incorporando controles para el registro, gestión de anticipos, programación, ejecución de avance, cesión y rescisión de contratos; garantizando información financiera fidedigna en el sistema.

El presente documento contiene el Manual de Procedimientos que se aplica en la ejecución de contratos bajo las diferentes modalidades de ejecución, siendo estas: ejecución directa, fideicomisos, convenios, préstamos bilaterales y donaciones.

El presente manual y la utilización del Módulo de Contratos estandariza los procedimientos de la gestión de contratos, se obtiene información desagregada y consolidada de la cuenta corriente de contratos. El Módulo de Contratos contará con la base de datos de todos los contratos suscritos por las entidades sujetas al cumplimiento del presente manual, integrando para ello los diferentes sistemas de información y coadyuvando a mejorar la transparencia de los procesos y ejecución del gasto.

Este Manual contiene los procedimientos para el registro de los contratos de infraestructura, supervisión, mantenimiento y equipamiento.

El manual contiene 9 secciones, con el propósito de que se tenga una compresión global de los mismos.

Ámbito de Aplicación

La Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras dependencias del Ejecutivo y Procuraduría General de la Nación están sujetas al cumplimiento de los procedimientos descritos en este manual para el registro de contratos suscritos entre las entidades y contratistas en el Módulo de Contratos del Sistema Informático de Gestión -SIGES-; esto permitirá ejercer un efectivo control en la ejecución y liquidación de los mismos.

Marco Normativo

Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto.

Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Marco Operativo y de Gestión

En la sección 1, se especifican los procedimientos para el registro de contratos. Se definen los principales aspectos para el ingreso de la Información en una forma lógica según lo suscrito en los contratos; los datos ingresados se encuentran por secciones que servirán de base para las otras gestiones y sobre todo para las validaciones automáticas que tendrá el Módulo de Contratos.

En la sección 2, se define el procedimiento de programación de los anticipos, cuya finalidad es aprobar las cuotas solicitadas por entidad, unidad ejecutora, unidad responsable de contratos y fuente de financiamiento; con este procedimiento se establece que los pagos de anticipos se realicen de acuerdo a las prioridades establecidas por las Entidades y se evita la discrecionalldad en los mismos. El Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-, será el encargado de fijar las cuotas máximas.

En la sección 3, se detalla el proceso de la gestión de anticipos, resaltando la desconcentración de la responsabilidad de dicha gestión en las unidades ejecutoras.

En la sección 4, se define el proceso a seguir para realizar las programaciones de la ejecución del contrato; se hace necesario que exista una programación del periodo de ejecución del contrato, detallando a nivel mensual el afio vigente, el cual debe estar programado en el presupuesto y generar los compromisos respectivos.

En la sección 5, que corresponde a la gestión del avance de la ejecución del contrato, se integran los diferentes sistemas como son GUATECOMPRAS, SIGES...