Acuerdo No. 11-2024.- Reglamento del Archivo General de Tribunales
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo preceptuado en el artículos 54 incisos a) y f) de la Ley del Organismo Judicial, corresponde a la Corte Suprema de Justicia, dictar las disposiciones relativas a la organización, funcionamiento y competencias del Archivo General de Tribunales que coadyuve a una buena y eficaz administración de justicia.
CONSIDERANDO:
Que la Corte Suprema de Justicia consciente de la urgencia de adoptar medidas que tiendan a viabilizar la eficacia y eficiencia de la guarda, custodia y conservación de los expedientes fenecidos, así como el acceso inmediato a los usuarios, elabora el presente Reglamento con la finalidad de organizar y delimitar las funciones administrativas del Archivo General de Tribunales y sus delegaciones.
CONSIDERANDO:
Que el funcionamiento del Archivo General de Tribunales y su reglamento deben enmarcarse en principios éticos y morales, y normas archivisticas, para el desarrolló y cumplimiento de las atribuciones del personal que conforma el Archivo General de Tribunales, promoviendo con ello, la transparencia, acceso a la justicia abierta y el espíritu del servicio por medio de la pronta y eficaz aplicación de la ley.
POR TANTO:
Con fundamento en los artículos 203, 205 y 214 de la
Constitución Política de la República de Guatemala y los artículos 5.4 literales a) y f) ; 55 literales b) , j) yo) de
la Ley del Organismo Judicial.
ACUERDA:
EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES. TÍTULO I
DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES
El presente reglamento tiene por objeto:
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desarrollar y facilitar las medidas que tiendan a viabilizar _ la eficacia y eficiencia de la guarda, custodia, conservación, digitalización y acceso de los expedientes fenecidos: b) facilitar el acceso inmediato a los usuarios de conformidad a las disposiciones de este reglamento; y, c) delimitar y organizar las funcion.es administrativas del Archivo General de
Tribunales y sus delegaciones, para el adecuado funcionamiento del mismo.
Para la correcta aplicación e interpretación de lo dispuesto en el presente Reglamento, se entiende por:
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Certificación: Copia total o parcial de un expediente fenecido, acompañado de una razón en la que se declara que las mismas son fieles y exactas del original que reproducen, debidamente autorizado por la autoridad competente.
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Colección documental: Conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación.
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Conservación: Proceso técnico-archivistico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.
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Constancia: Documento que contiene información extraída de nbros de . faltas ... y de procesos, de órganos jurisdiccionales suprimidos, debidamente autorizados por la autoridad correspondiente.
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Consulta: Acceso permitido a los usuarios, para consultar física o digitalmente expedientes fenecidos, cumpliendo con la norma establecida para el efecto.
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Copia Simple: Reproducción total o parcial,- de expedientes fenecidos o en trámite, sin carácter de certificación.
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Custodia: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivistica el control y la adecuada conservación de los fondos documentales, cualquiera que sea la titularidad de los mismos; bajo responsabilidad del personal asignado para dicho archivo.
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Depósito documental: Local destinado para conservar y mantener en buen estado físico los fondos y colecciones documentales.
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Digitalizar: Procedimiento consistente en convertir documentos a un formato digitalizado a través de . un escáner, e indexar imágenes en el sistema digital o informático correspondiente.
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Digitar: Procedimiento de ingreso de datos alfanuméricos de los expedientes judiciales al sistema respectivo, para su registro y control.
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Duplicado: Copia fiel total o parcial de expedientes judiciales.
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Fenecer / Fenecido: Expediente judicial concluido y ejecutoriado.
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Fondo documental: Conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural que han sido generados o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funciones que le son propias.
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Negativa de Certificación: Resolución administrativa en la que se le hace saber al usuario, que no es posible acceder a extender la certificación solicitada, por no encontrarse fenecido el proceso, o por no encontrarse en resguardo en los deposito documentales correspondientes; porque el usuario no es parte del proceso o porque no acreditó calidad de abogado colegiado activo o por otra situación que la ley permita.
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Negativa de Consulta: Documento en el que se le hace saber al usuario, que no es posible acceder a consultar el expediente solicitado por no encontrarse en resguardo en los depósitos documentales correspondientes o por otra situación que la ley permita.
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Original: Expediente judicial que no es copia ni imitación.
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Recepción: Procedimiento que consiste revisión y cotejo de_ la información de cada expediente físico con la transferida digitalmente o la que conste en listados de ingreso, así como revisar la foliación de cada expediente.
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Registro: Procedimiento que tiene como objeto concatenar los datos de referencia de los expedientes judiciales físicos con los que constan en el sistema de registro digital respectivo, asi como su ingreso para.su posterior gestión de la información.
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Resguardo: Ubicación física y digital de cada expediente. Guarda y custodia.
Para el eficaz y adecuado cumplimiento de sus funciones el Archivo General de Tribunales se organiza administrativamente de la siguiente manera:
Estructura administrativa central
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Coordinación;
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Jefatura
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Apoyo administrativo;
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Áreas de trabajo.
Áreas de trabajo
Para el efectivo-cumplimiento de las funciones administrativas, el Archivo General de Tribunales y sus delegaciones se integrarán y funcionarán con las áreas reguladas en el articulo 7 del Acuerdo número ,0'43/2020 de la Presidencia del Organismo Judicial.
Siendo las áreas siguientes:
Area de Recepción y Registro: Se integrará por personal que ocupe los siguientes puestos:
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Oficinista (s) Encargado (s) de Área
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Oficinista (s) de Recepción y Registro
Área de Conservación: Se integrará por personal que ocupe los siguientes puestos:
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Oficinista (s) Encargado (s) de Área
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Oficinista (s) de Conservación
Área de Digitalización: Se integrará por personal que ocupe
los siguientes puestos:
-
Oficinista (s) Encargado (s) de Área
-
Oficinista (s)'de Digitalización
Área de Resguardo: Se integrará por personal que ocupe los siguientes puestos:
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Oficinista (s) Encargado (s) de Área
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Oficinista (s) de Resguardo
Area de Atención al Usuario: Se integrará por personal que ocupe los siguientes puestos:
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Oficinista (s) Encargado (s) de Área
-
Oficinista (s) de Atención al Usuario
Apoyo Administrativo
El apoyo Administrativo, estará a cargo del personal que conforma la administración del Archivo General de Tribunales, conformándose de la manera siguiente:
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Secretaria,
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Recepción,
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Mensajería,
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Mantenimiento, y
-
Otros que sean requeridos por la necesidad del servicio.
Estructura de las Delegaciones
La Delegación del Archivo General de Tribunales de Quetzaltenango y demás delegaciones que fueran creadas por■la Presidencia del Organismo Judicial se organizarán administrativamente de la siguiente manera:
-
Jefatura
-
. Apoyo Administrativo;
-
Áreas de trabajo.
-
La Delegación del Archivo General de Tribunales de Quetzaltenango y demás delegaciones que fueran creadas por la Presidencia del Organismo Judicial estarán a cargo de un Jefe, máxima autoridad dentro- de la delegación. En caso de ausencia temporal o definitiva, podrá ser sustituido temporalmente por el...
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