Acuerdo No. 258/018.- Normativo para el registro, incorporación y eliminación de bienes muelbes del inventario del Organismo Judicial

CONSIDERANDO

Que los artículos 205 de la Constitución Política de la República de Guatemala y 55 de la Ley del Organismo Judicial establecen que el Organismo Judicial goza de la garantía de independencia funcional y que es atribución de su Presidente acordar la organización administrativa para la adecuada y eficaz administración del Organismo Judicial, pudiendo para el efecto emitir los acuerdos, circulares, instructivos y órdenes dé1 observancia general para la adecuada y eficaz administración del Organismo Judicial.

CONSIDERANDO

Que mediante Acuerdo de Presidencia 2 001 (modificado posteriormente por el Acuerdo 63 008) se emitió el Normativo para el registro, incorporación y eliminación de bienes muebles del inventario del Organismo Judicial, normativo que es necesario modernizar y actualizar para mejorar la calidad de los controles y la eficacia de los procesos y procedimientos internos de registro, incorporación y eliminación de bienes muebles del inventario del Organismo Judicial.

CONSIDERANDO

Que para la modernización del normativo relacionado se han recibido las opiniones favorables de la Asesoría Jurídica contenido en el dictamen setecientos cuarenta y siete guión dos mil dieciocho diagonal AJOJ diagonal ILC diagonal mtrf (747-2018 AJOJ ILCV mtrf) de fecha veinticinco de mayo de dos mil dieciocho y las providencias trescientos treinta y nueve guión dos mil dieciocho diagonal ILCV diagonal mtrf (339-2018 iLCV mtrf) de fecha diecinueve de junio de dos mil dieciocho, quinientos setenta guión dos mil dieciocho diagonal ILCV diagonal ramb (570-2018 ILCV ramb) de fecha ocho de octubre de dos mil dieciocho; y el dictamen de la Secretaría de Fortalecimiento Judicial identificado como SFJYC número un mil ciento cuarenta cinco guión dos mil dieciocho diagonal CMML diagonal jpoa (1145-2018 CMML jpoa), de fecha trece de septiembre de dos mil dieciocho y el Oficio de la Secretaría de Planificación número SPYDIOJ guión novecientos veintisiete guión dieciocho diagonal ligo guión mmma (SPYDIOJ-927-18 ligo mmma) de fecha veintisiete de septiembre de dos mil dieciocho.

POR TANTO:

Con base en lo dispuesto en los artículos 203, 205 y 210 de la Constitución Política de la República y en uso de las facultades que le confieren los Artículos 52, 53 y 55, de la Ley del Organismo Judicial; 5,6, 8, 9,10,11,13 y 14 de la Le y de Servicio Civil del Organismo Judicial; 7, 8, 9 del Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

ACUERDA:

NORMATIVO PARA EL REGISTRO, INCORPORACIÓN Y ELIMINACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL INVENTARIO DEL ORGANISMO JUDICIAL

Articulo 1 Ámbito de Aplicación

Están afectos a las disposiciones de este normativo los bienes muebles e intangibles inventariabas contemplados en el grupo 3, PROPIEDAD. PLANTA, EQUIPO E INTANGIBLES del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y los contenidos en el catálogo de insumos de este mismo grupo, que forman parte del Sistema Integrado de Administración Financiera vigentes, ambos del Ministerio de Finanzas Públicas, a excepción del sub grupo 33 CONSTRUCCIONES POR CONTRATO de dicho manual.

Artículo 2 Bienes no inventariabas

No serán Incluidos en el inventario los materiales, útiles, herramientas y suministros, descritos en el grupo 2 Materiales y Suministros del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público del Ministerio de Finanzas Públicas. No obstante lo anterior, el Departamento de Administración de Activos Fijos será responsable de que todos los bienes y útiles de oficina de naturaleza no fungible, cuyo valor sea mayor de cien quetzales (Q100.00), sean incorporados en la tarjeta de responsabilidad.

Articulo 3 Naturaleza de los registros

Corresponde al Departamento de Administración de Activos Fijos, el registro, actualización y control administrativo de los bienes muebles que forman parte del patrimonio del Organismo Judicial. Para el efecto, dicho Departamento contará con el apoyo de los jefes de las dependencias administrativas, quienes deberán nombrar dentro de su personal a quien fungirá como enlace entre su dependencia y ese Departamento; y para el caso de los órganos jurisdiccionales, el enlace será el Secretario, conforme lo establece el articulo 49, incisos g) y I) del Reglamento General de Tribunales, Acuerdo 36-2004 de la Corte Suprema de Justicia.

Para este propósito, el Departamento de Administración de Activos Fijos deberá crear y mantener actualizados los registros siguientes:

1. Libro de inventarios. El Departamento de Administración de Activos Fijos es el responsable de tener actualizado los registros de inventarios en el sistema establecido para el efecto, ya sea este, manual o electrónico para el control individual de cada uno de los bienes muebles que forman parte del patrimonio del Organismo Judicial.

   Todo registro relacionado con las alzas y bajas del inventario debe estar respaldado con la documentación legal que corresponda.

2. Tarjetas de responsabilidad. El Departamento de Administración de Activos Fijos es el responsable de mantener actualizados los registros en las tarjetas de responsabilidad del área administrativa y para el área jurisdiccional los secretarios de cada órgano jurisdiccional correspondiente. Sin embargo, dicho departamento es el responsable de la centralización de la información de las tarjetas de responsabilidad y de proporcionar la información que se requiera a nivel del Organismo Judicial, por cualquier circunstancia y en cumplimiento a la ley.

   Para tal objetivo, los jefes de las dependencias administrativas, a través de los enlaces, deberán informar al Departamento de Administración de Activos Fijos sobre los cambios de responsabilidad de los bienes asignados en las tarjetas de responsabilidad (en un plazo no mayor de cinco días hábiles después de realizados los movimientos) Por su parte, los secretarios de los órganos jurisdiccionales deberán dar el aviso en el mismo plazo después de la emisión o actualización de una tarjeta de responsabilidad y remitir copia de la misma a dicho departamento.

   Las Tarjetas de Responsabilidad podrán ser operadas de forma manual o electrónica y deberán contener la información siguiente:

   b.1 Número de tarjeta b.2 Nombre de la dependencia b.3 Nombre del responsable b.4 Número de gafete o Código Único de Identificación (CUI) b.5 Cargo que desempeña b.6 Firma del responsable b.7 Fecha de elaboración de la tarjeta o actualización b,8 Código de inventario (número de registro de inventario) b.9 Descripción del bien b.10 Valor del bien b.11 Nombre y firma de quien operó la tarjeta de responsabilidad b.12 Firma y sello de autorización del Jefe del Departamento de Administración de Activos Fijos, funcionario que sea designado o secretario del órgano jurisdiccional, según el caso.

   Los libros de inventarios y las tarjetas de responsabilidad de activos fijos, sean estos manuales o electrónicos, deben ser autorizados por la Contrataría General de Cuentas.

Artículo 4 Código de inventario

Para fines de control de identificación se asignará a los bienes muebles un número único de inventario, que será definitivo e intransferible, siendo el Departamento de Administración de Activos Fijos el único facultado para expedir el número de inventarlo de un bien.

Artículo 5

Ingreso al inventario (alzas) Los Ingresos de bienes muebles al inventario pueden ocurrir derivado de lo siguiente:

5.1 Adquisiciones

5.2 Donación

5.3 Comiso

5.4 Por fabricación en talleres del Organismo Judicial

5.4.1 Para el caso de registro de bienes inventariadles adquiridos por medio de las modalidades de compra establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, se requerirá lo siguiente:

1. Copia de la constancia de...